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Unter share.pottkinder.de bieten wir einen Passwort-teilen Dienst an. Diesen bevorzugen wir vor jeder Email mit Zugangsdaten oder Zetteln, damit wir in der Lage sind unsere Abläufe mit hoher Sicherheit und Zuverlässigkeit durchzuführen.

Ein Passwort mit uns Teilen

Kurze Anleitung wie man am besten mit uns Passworte teilt.

1.) Seite Aufrufen

Bitte einfach nur share.pottkinder.de in einem Browserfenster aufrufen.

2.) Settings ändern

Oben gibt es einige Einstellungen die weiter unten klarer definiert sind. Die Standardeinstellungen reichen aber aus und können im Zweifel so gelassen werden. Lediglich der Inhalt sollte angepasst und in Textform formatiert werden.

3.) Senden

Nach einem Klick auf den Button oben Rechts „⬆️ Senden“ erscheint die nachfolgende Ansicht und das Passwort ist verschlüsselt bei uns hinterlegt.

4.) Link an uns senden

WICHTIG: Nach dem Absenden haben wir das Passwort noch nicht, es muss uns erst noch zugeschickt werden!

Der Link der nun aufgerufenen Seite oder der markierte Text muss nun noch an uns verschickt werden. Gerne direkt an hallo@pottkinder.de oder eine andere Team Adresse und nicht nur an eine Einzelperson, damit wir damit auch sauber arbeiten können.
Es würde uns richtig helfen, wenn wir die Information bekommen bis wann das Passwort abgerufen sein muss.
Außerdem praktisch wäre zu wissen um was für Daten es geht, denn nur ein Link mit einem Passwort gibt uns keine Möglichkeit die Daten richtig abzulegen, damit der entsprechende Mitarbeiter damit auch arbeiten kann.

Detail Einstellungen

Inhalt

Häufig reicht als Inhalt des geteilten Textes einfach nur das entsprechende Passwort, viel eleganter ist es allerdings, wenn wir alle Informationen die wir benötigen über diese neue Textdatei zur Verfügung haben.

Ein Beispiel:

Zugangsdaten für das Email Postfach

User: hallo@example.de
Pass: ABC123DEF456!!!
URL: https://one.pottkinder.email/

Nach dem Login gibt es oben mehrere Links zur Einrichtung. Sowohl gibt es komplexe Anleitungen für verschiedene Systeme, als auch gibt es Profile die direkt in iPhones, iPads und MacOS Systeme eingebunden werden können und alle Einstellungen entsprechend richtig haben.

IMAP: one.pottkinder.email
SMTP: one.pottkinder.email

Diese Emailadresse ist nicht für den Versand von Newslettern oder automatisierten Mails wie Kontaktformularen gedacht.

So eine Datei kann der Empfänger (oder wir) kurz über den

Ablaufzeit

Das System bietet verschiedene Zeiten an, nach denen das Passwort oder die geteilte Information automatisch und unwiderruflich gelöscht werden.

Die Zeiten sind:

• 5 Minuten -> Diese Einstellung ist viel zu kurz
• 10 Minuten -> Diese Einstellung ist viel zu kurz
• 1 Stunde => Perfekt für kritische Zugangsdaten während wir mit einander im direkten Austausch sind.
• 1 Tag
• 1 Woche => Perfekter Zeitraum zum Austausch normaler Informationen wie Email Zugangsdaten, FTP Zugangsdaten oder dergleichen
• 1 Monat
• 1 Jahr
• nie -> Bitte müllt unsere Datenbank nicht zu, diese Einstellung ist absolut nicht notwendig

Nach dem lesen Löschen

Wir sind mit dieser Option nur in der Lage den Link einmal aufzurufen, danach wird der Text direkt vom Server gelöscht.

Passwort

Hier kann ein Passwort eingegeben werden, welches von uns eingegeben werden muss, bevor wir auf die Daten zugreifen können. Der wichtige Punkt bei der Arbeit mit dem Passwort ist, dass die Zugangsdaten ja nur temporär auf unserem System liegen und daher empfiehlt es sich ein Passwort auszuwählen, welches man auf einem separaten Weg, zum Beispiel einem Telefonat, mitteilen kann.

„Phillipp“, wie man es spricht“ ist kein gutes Passwort. Es gibt nämlich „Philipp“, „Phillip“, „Philip“, „Philipé“, ...
Außerdem kann man das alles noch klein schreiben. Auch „5xI%7xXx?“ ist kein gutes Passwort, da es viel zu viele Fehlerquellen zulässt.

Wir versuchen einfache Passworte wie: „Weihnachten2024?“, da es wenig Spielraum für Fehler gibt.

Datei anhängen

Es können auch einfache, kleinere Dateien wie zum Beispiel eine Konfigurationsdatei oder ein SSH Schlüssel abgelegt werden.

Und warum ist das sicherer als eine Email?

Mehr als einmal wurden wir gefragt, ob man das Passwort nicht einfach per E-Mail, WhatsApp oder am Telefon austauschen kann, das wäre ja einfacher und überhaupt nicht so umständlich.

Das hat mehrere Gründe. Zum einen arbeiten wir als Team, nur weil also ein Passwort am Telefon mit einem Mitarbeiter ausgetauscht wurde, ist dem Mitarbeiter der auf das Passwort wartet noch nicht klar, dass es da ist, auch wenn es bestimmt in der nächsten Woche bei der Wochenbesprechung angemerkt wird. Außer einer von beiden, also wartender oder empfangender Mitarbeiter, ist im Urlaub oder Krank...

Außerdem sind Fehler so ausgeschlossen und Sachen sind viel klarer zu verstehen.

Diese Schritte machen es aber nur für uns sicherer. Wir Pottkinder mögen Sicherheit. Während die meisten Emailübertragung mittlerweile mit SSL und TLS verschlüsselt ist, sind Emails meistens immer noch unverschlüsselte Textdateien. Manchmal werden sie auf Servern verschlüsselt, aber immer auf einem Weg der dem Serverbetreiber, dem Spamfilter, dem Virenscanner unverschlüsselt zur Verfügung steht.

Sie würden einen Link sehen, den aber nicht anklicken, daher sind wir hier deutlich sicherer. Noch sicherer, wenn es zusätzlich ein Passwort gibt, welches nicht automatisch eingegeben werden kann.

Da geschäftliche Emails archiviert werden sollen und viele Personen ihre Mails auch nicht löschen, sind Zugangsdaten so für immer auf einem Rechner. Sollte eine unbefugte Person Zugriff zu dem Computer bekommen, zum Beispiel um bei etwas zu helfen, eine Email gegenzulesen oder einfach nur um eine Email zu lesen, kann ein solches Passwort bewusst oder aus versehen in den Mails gefunden werden.

Wir Pottkinder verwenden für viel Kommunikation Team Emailadressen, das heißt ein Passwort ist ab da auch nicht mehr an Personen oder Rechte gebunden, sondern steht vielen Personen im Team zur Verfügung. Wir vertrauen diesen Personen und haben natürlich auch Verträge mit den Personen, aber im Rahmen von Datensparsamkeit ist es besser genau zu wissen wer auf welche Zugangsdaten Zugriff hat.

Wenn wir Daten darüber teilen

Ein Tipp zum Schluss. Wenn wir Daten erhalten, sieht das auch bei uns so aus:

Oben gibt es einen wichtigen Button namens „Text speichern“, welcher unmittelbar eine Textdatei zum Download anbietet. Ab da ist die Information lokal auf einem verschlüsselten Computer und kann dann sauber verarbeitet werden.